Dématérialisation des pièces administratives et comptables
 Les flux générés par les échanges des pièces administratives et comptables constituent une masse documentaire importante. Leur dématérialisation répond à un enjeu de :
- Réduction des coûts (papier et stockage)
- Réduction des cycles de gestion
- Rationalisation des flux grâce à la normalisation des échanges
- Valorisation du travail par la suppression de tâches sans valeur ajoutée
Tous les services d'une entreprise ou d'une administration sont concernés : Direction des Ressources Humaines (bulletins de paie, ordre de mission, congés), Direction des Finances, Direction Générale (rapports, projets), services juridique, service achat. Pour répondre à ce besoin, Adesium a développé une plate-forme de dématérialisation et de télétransmission de documents.
 Gain de temps:
 remplace les processus manuels et fastidieux par des flux électroniques automatisés et rapides ;
recherche plus rapide de vos documents archivés électroniquement. |
Économie d’argent
diminution des coûts opérationnels (papier, timbres, encre, personnel, ...) .
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Amélioration du service clientèle :
Intéropérabilité avec votre système d'information ou votre application de gestion ;
Interface personnalisable à votre charte graphique. |
Sécurité accrue
authentification ;
confidentialité ;
intégrité;
irréfutabilité. |
Principales fonctionnalités
La plate-forme de dématérialisation intègre les phases de contribution, de gestion, de consultation et de diffusion dans le respect du cadre juridique et normatif en vigueur.
 La contribution ou l'acquisition
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 La gestion
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La collecte des documents s'opère en amont, en fonction de leur typologie (papier, données, états d'impression, documents bureautiques) et est réalisée par :
- Traitement LAD/RAD
- Capture de spool d'impression
- Formulaire WEB
- Analyse et collecte automatique d'un répertoire
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En fonction de la nature du document et de sa destination, la plate-forme applique des règles de gestion
- Work-Flow de validation et de signature
- Transcodage XML
- Génération de PDF
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 La diffusion
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 L'administration
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Pour chaque nature de document, les règles de routage sont appliquées.
- Envoi par mail à une liste de destinataires
- Transmission à un serveur (FTP, SFTP)
- Base documentaire
- Serveur d'archivage à valeur probante
- Serveur de stockage
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Le module administration d'Adema Documents intègre la gestion des habilitations, le paramétrage des règles de gestion et de routage et l'accès à la trace horodatée des événements.
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Exemple de cas d'utilisation
- Dématérialisation des bulletins de paye pour une entité publique
- Contribution : capture de spools d'impression ou connecteur/interface avec le progiciel RH
- Gestion : transcodage XML et génération d'un pdf par bulletin d'un paie
- Diffusion : notification par mail à la Trésorerie de la mise à disposition des bulletins sur le portail Adema Documents.
- Parapheur électronique
Dématérialisation des notes de frais, des ordres de mission
Pour en savoir plus, contactez-nous au 01 78 94 81 00 ou par email en cliquant ici
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Référence
Parapheur électronique : Adema Documents est intégré par Ness Systems au Conseil Général de Haute Corse.
 Ness Systems, leader sur le marché de la conception, de la mise en oeuvre et de la maintenance de systèmes audiovisuels et multimédias, remporte l'appel d'offre du Conseil Général de Haute Corse pour l'équipement de la salle de l'Assemblée d'un système de vote électronique et d'une solution de parapheur électronique.
Les fonctionnalités du parapheur électronique
Le Conseil Général de Haute Corse souhaitait acquérir une solution répondant aux exigences suivantes :
- Permettre lors de la préparation de la séance de déposer sur le serveur l'ensemble des documents destinés à être signés; lors d'un dépôt, l'utilisateur doit pouvoir assortir son document d'un descriptif succinct. Durant cette étape, la solution de parapheur électronique doit permettre de définir la liste des utilisateurs habilités à signer les documents. La constitution de cette liste doit s'appuyer sur les nom, prénom, numéro de siège des signataires ainsi que sur la clé publique de leur certificat électronique.
- Permettre la consultation et la signature électronique de documents soumis aux participants dans la salle de l'Assemblée;
- Requérir une authentification forte pour l'habilitation à signer les documents
- Permettre un suivi de l'avancement des opérations de signature sur un moniteur de contrôle installé dans la salle d'Assemblée (détail des documents en attente de signature avec identification des signataires)
- Permettre une diffusion des documents signés par messagerie électronique et inclure une fonction de mise au coffre-fort pour archivage électronique.
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