Adesium a développé la plate-forme Adema factures, solution de facturation électronique et de dématérialisation fiscale des factures clients et fournisseurs. Adema factures permet de diminuer les coûts de production des factures (frais d'acheminement, de gestion et d'archivage) en optimisant et en rationnalisant les processus de traitement.
Plus simple à déployer que l'EDI (Échange de données informatisé), la facturation électronique permet de dématérialiser la facture avec le plus grand nombre de ses clients et/ou fournisseurs sans exclure l'échange de données avec les partenaires qui le souhaitent.
La plate-forme Adema factures est disponible en mode service (FAH) ou peut être internalisée.
Les avantages d'une telle plate-forme sont nombreux :
| Gain de temps
| Économie d’argent
| Amélioration du service clientèle
| Sécurité accrue
- remplace les processus financiers manuels et fastidieux par des flux électroniques automatisés et rapides.
- recherche plus rapide de vos documents archivés électroniquement.
- Accès direct en ligne de vos clients pour la consultation.
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- l’intégration des factures dans les applications financières permet une diminution du temps d’investissement de la part de votre personnel.
- diminution des coûts opérationnels (papier, timbres, encre, personnel, ...) .
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- en donnant accès à vos clients à votre portail pour la consultation des factures.
- Intéropérabilité avec votre SI ou vos applications de facturation.
- Interface personnalisable à votre charte graphique.
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- authentification.
- confidentialité.
- intégrité.
- irréfutabilité.
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1. L'acquisition des factures sortantes par Adema Factures
La plate-forme s'interface avec le système d'information de l'émetteur de la facture par un flux de données et/ou de documents selon une périodicité variable en fonction de ses conventions de gestion internes.
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2. La gestion
A chaque facture est associé un fichier XML descriptif des règles de traitement qui en fonction des cas incluent :
- La génération du document facture (tiff, pdf) à partir d'un fichier de données
- Transcodage XML d'un fichier de données pour intégration dans le système d'information du destinataire
- Un work-flow de validation de la facture
- La signature de la facture pour sa dématérialisation fiscale (traitement automatique ou manuel)
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3. La diffusion
Les factures sont diffusées en fonction des modes de routage retenus par l'émetteur de la facture :
- Envoi par mail au fournisseur (plusieurs adresses possibles)
- Mise à disposition sur le portail Adema factures
- Transmission à un serveur (FTP, SFTP)
- Base documentaire
- Serveur d'archivage à valeur probante
- Serveur de stockage
- Transmission à un service tiers (FTP, SFTP)
- Opérateur EDI
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1. L'acquisition des factures entrantes par Adema Factures (facture fournisseur)
En fonction de la typologie du fournisseur, plusieurs options sont proposées et peuvent être combinées :
- Capture d'un flux de données et/ou de documents
- Formulaire Web pour saisie des données de la facture par le fournisseur et transfert d'une pièce jointe signée
- Traitement LAD/RAD des factures papier
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2. La gestion
A chaque facture entrante est associé un fichier XML descriptif des règles de traitement qui en fonction des cas incluent :
- Transcodage du fichier de données pour intégration au système d'information du destinataire
- La signature de la facture dans le cas d'un mandat d'autofacturation
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3. La diffusion
Les factures entrantes sont diffusées en fonction des besoins du destinataire selon plusieurs canaux :
- Envoi par mail à une liste de destinataires
- Transmission à un serveur (FTP, SFTP)
- Base documentaire
- Serveur d'archivage à valeur probante
- Serveur de stockage
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- La consultation
Les utilisateurs habilités sur le portail Adema factures ont accès au module de recherche et de consultation des factures. La vérification des signatures électroniques est intégrée. Un accès restreint peut ainsi être donnée à la DGI en cas de contrôle.
- L'administration
Le module administration d'Adema factures intègre la gestion des habilitations, le paramétrage des règles de gestion et de routage et l'accès à la trace horodatée des événements.
- Le coffre-fort électronique sécurisé
Adema factures inclut en standard une fonction coffre-fort électronique sécurisé pour le stockage de la facture électronique. La facture y est stockée sous une forme chiffrée et l'accès au coffre-fort requiert une authentification forte. Ce coffre-fort électronique peut être internalisé par l'émetteur et le(s) destinataire(s) pour un archivage électronique in situ. Il peut exister n coffres.
Entretien avec Madame Sabine Germain, Chef du projet dématérialisation de factures, groupe Zannier
Dans quel contexte avez-vous fait le choix de passer à la facturation électronique ?
"Leader mondial de la mode enfantine, le groupe Zannier regroupe une quinzaine de marques propres ; son organisation repose sur plusieurs sites en France, des filiales en Europe et aux USA et un réseau de 750 boutiques. Dans ce contexte, les flux de facturation intragroupe sont importants et représentent une volumétrie de plus de 100 000 factures/an. Les objectifs du projet étaient de diminuer les coûts d'impression, revaloriser les activités des opérateurs, diminuer les coûts de transport et d'archivage des originaux papier, centraliser le stockage et la consultation des factures."
Deux solutions s'offraient à vous : l'EDI et la signature électronique.
"Bien que l'EDI était déjà utilisé au sein de l'entreprise pour les échanges avec la grande distribution, cette solution impliquait des développements internes trop lourds. Notre choix s'est porté sur la solution de facturation électronique Adema Factures d'ADESIUM sur des critères de rapidité de mise en œuvre, de coûts internes (développement) et externes, et de simplicité d'utilisation."
La rapidité de mise en œuvre d'Adema Factures et les coûts réduits vous ont séduits.
"Le déploiement d'une solution de facturation électronique était à l'étude chez Zannier depuis début 2005. Après avoir rencontré les acteurs principaux dans le domaine, nous avons fait le choix de la solution d'ADESIUM. En trois mois, la plate-forme Adema Factures était déployée"
Pouvez-vous dresser un premier bilan de votre projet de dématérialisation ?
"Aujourd'hui, la plate-forme Adema Factures répond pleinement à nos attentes : elle s'inscrit dans le cadre légal ; la DGI n'a pas eu de réaction particulière lors de la déclaration de l'utilisation d'un système de facturation avec signature électronique. Aucun contrôle fiscal n'a eu lieu depuis la mise en production et un audit favorable du système a été réalisé par un commissaire aux comptes. Les utilisateurs apprécient l'accès rapide à la consultation et la facilité d'utilisation.
La collaboration avec ADESIUM s'est faite dans les meilleures conditions. L'installation a été réalisée rapidement et la prise en main d'Adema Factures fût facile et rapide. ADESIUM a fait preuve d'une grande réactivité et d'une bonne capacité d'adaptation à nos besoins."
Pour en savoir plus, contactez-nous au 01 78 94 81 00 ou par email en cliquant ici
