La dématérialisation des documents administratifs et commerciaux, leur diffusion électronique aux clients, fournisseurs, partenaires et services internes, sont aujourd'hui au cœur de la modernisation des entreprises.
Les enjeux sont nombreux :
- Réduire les coûts et les volumes documentaires : les directeurs financiers ont évalué la gestion des documents entre 5% et 15% du chiffre d'affaires (étude IDC).
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- Générer de la valeur ajoutée par l'automatisation de la collecte de l'information qui permet de supprimer les tâches répétitives au profit de missions à valeur ajoutée.
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- Optimiser les procédures et les processus décisionnels par des systèmes d'information sécurisant la décision grâce à la signature électronique.
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- Améliorer le service par la disponibilité de l'information en ligne, la fluidité et la rapidité des échanges.
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Adema Documents, la solution pour collecter, gérer, diffuser et archiver vos documents électroniques.
1. Collecter
La collecte de l'information est réalisée en fonction de l'existant et des besoins :
- Par numérisation pour convertir un objet papier en document électronique. Un procédé OCR/ICR permet d'extraire les données pour des échanges structurés.
- Par capture d'un spool d'impression applicatif en s'affranchissant des progiciels métier.
- Par saisie d'un formulaire Web et le postage éventuel d'un document.
- Par l'envoi d'un flux sur la plate-forme
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2. Gérer
En fonction des règles de gestion métier, les traitements suivants peuvent être lancés :
- Mise en forme des données par l'implémentation de fonds de page (bulletins de paie, par exemple).
- Transcodage des données pour échange dans un format structuré avec des applications métier.
- Validation, signature grâce à un e-parapheur intégré (validation et signature des arrêtés).
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3. Diffuser
L'information traitée est mise à disposition des utilisateurs internes et/ou externes habilités sur le portail Adema Documents.
La diffusion de l'information est réalisée en mode multi-canal avec une traçabilité complète :
- Courriers électroniques ;
- Flux vers un serveur ;
- Messages SMS ;
- Télécopies, imprimantes.
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4. Archiver
Les documents électroniques à valeur probante sont automatiquement archivés en fonction des règles de routage appliquées vers :
- Un tiers archiveur ;
- Un coffre-fort électronique internalisé.
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Pour en savoir plus, contactez-nous au 01 78 94 81 00 ou par email en cliquant ici
