Démocratiser la dématerialisation

La dématérialisation des documents et leur diffusion électronique sont les nouveaux outils de la modernisation des entreprises. Et le coeur de métier d'Adesium. Créé en 1998, le groupe, basé en région parisienne, s'est spécialisé dans la sécurisation de l'information et des échanges sur Internet. Objectif : mettre à la disposition de toutes les entreprises la possibilité de dématérialiser leurs documents. Pour cela, Adesium fonctionne en trois branches : le conseil et l'accompagnement de solutions de dématérialisation, l'édition de logiciels et la réalisation des projets. « La dématérialisation des documents administratifs et commerciaux est une vraie valeur ajoutée », note Dominique Roger, le directeur Exploitation de la société. Elle permet de réduire les coûts et apporte un gain de temps et de place. L'information est directement disponible en ligne et les échanges sont plus aisés. Grâce à la signature électronique, les procédures et le processus décisionnels sont optimisés. Sans oublier qu'elle permet de réaliser un geste pour l'environnement. Concrètement, Adesium se charge pour son client de la collecte de l'information, de sa gestion, de sa diffusion et de son archivage. Le groupe propose aussi des solutions de dématérialisation des marchés publics, des factures, des pièces comptables... Quand l'entreprise ne souhaite pas stocker chez elle ses données, un coffre-fort électronique lui est proposé. Il s'agit d'une plate-forme regroupant ses informations en toute légalité et sécurité.

La carte d'identité de l'entreprise

Pour bien gérer le processus de dématérialisation, Adesium y adjoint plusieurs produits, tels que la signature électronique. Ce procédé, véritable carte d'identité de l'entreprise, garantit l'authenticité de l'expéditeur et du message envoyé. Le logiciel mySIGN permet avec simplicité d'apporter une valeur légale à tous les documents électroniques. Le groupe propose aussi Adema Box, pour le traitement des factures, et SIGN Online, un composant de signature en ligne. Et lorsque plusieurs personnes doivent signer un même document, l'entreprise peut demander un e-parapher. « La sécurité dans la transmission de documents est primordiale, précise Valérie Caudroy, directrice commerciale. Cela permet d'avoir une valeur juridique dont ne sont pas dotés le mail, le fax ou le téléphone. » Côté prestation, Adesium s'attache à bien connaître le projet du client, ses besoins, son organigramme et les outils dont il dispose déjà. Le groupe présente ensuite un canevas organisationnel et informatique pour mettre en place la dématérialisation. « Le client est souvent perdu, explique Dominique Roger. Il faut lui expliquer les outils et l'accompagner. » Adesium assure donc un suivi, des conseils et des formations pour que tous les employés se familiarisent avec leur nouvel environnement de travail. Ces étapes ont toute leur importance : le succès de la dématérialisation dépend en effet de l'implication et de la compréhension de l'ensemble de l'entreprise. «Ce n'est pas toujours facile, car le chef d'entreprise voit souvent l'informatique comme une contrainte au départ », souligne Valérie Caudroy.

Des solutions concrètes

Si la démarche d'Adesium reste très cadrée, l'équipementier de la dématérialisation s'attache à développer une approche différente pour chaque client. « Un cabinet d'avocat, un hôpital ou encore un service de ressources humaines, par exemple, n'ont pas les mêmes besoins », précise Dominique Roger. La société qui emploie une vingtaine d'employés n'hésite donc pas à faire appel à des indépendants et à des partenaires spécialisés pour bien cerner chaque proj et. « Nos consultants ne sont pas d'obscurs informaticiens. Ils savent écouter le client. On lui apporte des solutions concrètes, ajoute le directeur Exploitation. Et on l'aide même à calculer son retour sur investissement. » Par cette offre sur mesure, le groupe espère démocratiser les outils de dématérialisation. Il propose ainsi des produits à partir de 1500 euros. Le logiciel mySIGN basique coûte d'ailleurs environ 400 euros. La sécurité étant un enjeu toujours plus important, Adesium sait que le marché est vaste. Ses clients sont internationaux et les pays de l'Est tels que la Pologne et la Roumanie s'intéressent de plus en plus à ses activités. De quoi ne plus faire rimer dématérialisation avec complications.