Dématérialisation des documents administratifs
et commerciaux
 La dématérialisation des documents administratifs et commerciaux, leur diffusion électronique aux clients, fournisseurs, partenaires et services internes, sont aujourd'hui au cœur de la modernisation des entreprises.
Les enjeux sont nombreux :
 Réduire les coûts et les volumes documentaires : les directeurs financiers ont évalué la gestion des documents entre 5% et 15% du chiffre d'affaires (étude IDC). |
Générer de la valeur ajoutée par l'automatisation de la collecte de l'information qui permet de supprimer les tâches répétitives au profit de missions à valeur ajoutée. |
Optimiser les procédures et les processus décisionnels par des systèmes d'information sécurisant la décision grâce à la signature électronique. |
Améliorer le service par la disponibilité de l'information en ligne, la fluidité et la rapidité des échanges |
Adema Documents, la solution pour collecter, gérer, diffuser et archiver vos documents électroniques.
 Collecter
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 Gérer
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La collecte de l'information est réalisée en fonction de l'existant et des besoins :
- Par numérisation pour convertir un objet papier en document électronique. Un procédé OCR/ICR permet d'en d'extraire les données pour des échanges structurés.
- Par capture d'un spool d'impression applicatif en s'affranchissant des progiciels métier.
- Par saisie d'un formulaire Web et le postage éventuel d'un document.
- Par l'envoi d'un flux sur la plate-forme.
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En fonction des règles de gestion métier, les traitements suivants peuvent être lancés :
- Mise en forme des données par l'implémentation de fonds de page (bulletins de paie, par exemple).
- Transcodage des données pour échange dans un format structuré avec des applications métier.
- Validation, signature grâce à un e-parapheur intégré (validation et signature des arrêtés).
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 Diffuser
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 Archiver
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L'information traitée est mise à disposition des d'utilisateurs internes et/ou externes habilités sur le portail Adema Documents.
La diffusion de l'information est réalisée en mode multi-canal avec une traçabilité complète :
- Courriers électroniques ;
- Flux vers un serveur ;
- Messages SMS ;
- Télécopies, imprimantes.
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Les documents électroniques à valeur probante sont automatiquement archivés en fonction des règles de routage appliquées vers :
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Un tiers archiveur ;
- Un coffre-fort électronique internalisé.
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Pour en savoir plus, contactez-nous au 01 78 94 81 00 ou par email en cliquant ici
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TémoignageEntretien avec Madame Sabine Germain, Chef du projet dématérialisation de factures, groupe Zannier
Dans quel contexte avez-vous fait le choix de passer à la facturation électronique ?
"Leader mondial de la mode enfantine, le groupe Zannier regroupe une quinzaine de marques propres ; son organisation repose sur plusieurs sites en France, des filiales en Europe et aux USA et un réseau de 750 boutiques. Dans ce contexte, les flux de facturation intragroupe sont importants et représentent une volumétrie de plus de 100 000 factures/an. Les objectifs du projet étaient de diminuer les coûts d'impression, revaloriser les activités des opérateurs, diminuer les coûts de transport et d'archivage des originaux papier, centraliser le stockage et la consultation des factures."
Deux solutions s'offraient à vous : l'EDI et la signature électronique.
"Bien que l'EDI était déjà utilisé au sein de l'entreprise pour les échanges avec la grande distribution, cette solution impliquait des développements internes trop lourds. Notre choix s'est porté sur la solution de facturation électronique Adema Factures d'ADESIUM sur des critères de rapidité de mise en œuvre, de coûts internes (développement) et externes, et de simplicité d'utilisation."
La rapidité de mise en œuvre d'Adema Factures et les coûts réduits vous ont séduits.
"Le déploiement d'une solution de facturation électronique était à l'étude chez Zannier depuis début 2005. Après avoir rencontré les acteurs principaux dans le domaine, nous avons fait le choix de la solution d'ADESIUM. En trois mois, la plate-forme Adema Factures était déployée"
Pouvez-vous dresser un premier bilan de votre projet de dématérialisation ?
"Aujourd'hui, la plate-forme Adema Factures répond pleinement à nos attentes : elle s'inscrit dans le cadre légal ; la DGI n'a pas eu de réaction particulière lors de la déclaration de l'utilisation d'un système de facturation avec signature électronique. Aucun contrôle fiscal n'a eu lieu depuis la mise en production et un audit favorable du système a été réalisé par un commissaire aux comptes. Les utilisateurs apprécient l'accès rapide à la consultation et la facilité d'utilisation.
La collaboration avec ADESIUM s'est faite dans les meilleures conditions. L'installation a été réalisée rapidement et la prise en main d'Adema Factures fût facile et rapide. ADESIUM a fait preuve d'une grande réactivité et d'une bonne capacité d'adaptation à nos besoins."
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